Dokumentation af webshop: Hvad skal du have styr på?

Du ved, at for meget viden om webshoppen sidder i hovedet på dig, en medarbejder eller bureauet, og du vil have det skrevet ned uden at lave et projekt ud af det. Kort svar: Start med tre ting – en liste over systemer og adgange, en oversigt over integrationer og de vigtigste processer i punktform. Det kan laves på en eftermiddag og gør de fleste kriser lettere at håndtere.

Her er, hvad du skal dokumentere i tre niveauer, hvem der skal skrive hvad, og hvordan du får bureauet til at levere sin del. Skal webshoppen sælges, så læs også teknisk dokumentation før salg.

Hvorfor det altid bliver udskudt

Dokumentation har ingen deadline, før det er for sent. Der er altid en kampagne eller et projekt, der føles vigtigere. Bureauer tjener penge på at bygge, og medmindre dokumentation står i aftalen, kommer den sjældent. Og det, der er indlysende i dag, er glemt om et halvt år.

Regningen kommer, når:

• du skifter bureau, og det nye bureau først skal finde ud af, hvad der er bygget.
• en medarbejder stopper, og processer forsvinder med vedkommende.
• noget går ned en fredag aften, og ingen ved, hvem der har adgang til betalingsudbyderen.
• du ansætter, og alt skal forklares mundtligt igen og igen.

Niveau 1: Det, du skal have i dag

Systemer og adgange

Lav en liste over alle systemer, webshoppen bruger:

Adgangskoderne skal ikke stå i listen. Gem dem i en password manager, hvor adgang kan deles og trækkes tilbage. Sørg for, at virksomheden selv ejer kontoen til hvert system, ikke bureauet eller en tidligere medarbejder.

Integrationer

For hver forbindelse mellem systemer: Hvad forbindes, hvilken app eller hvem byggede den, hvor ofte kører den, og hvad gør I, hvis den stopper?

Eksempel: “Ordrer overføres fra Shopify til regnskabsprogrammet via en app fra appbutikken én gang i døgnet. Fejler den, bogføres ordrerne manuelt ud fra Shopifys ordreeksport. Kontakt: appens support.”

De vigtigste processer

Skriv i punktform, hvad der sker, når:

• en ordre kommer ind og skal pakkes.
• en kunde returnerer en vare.
• en vare skal på lager eller udgår.
• en pris eller kampagne ændres.

Niveau 2: Når grundlaget er på plads

• Et overbliksdiagram. En tegning af, hvilke systemer der taler sammen, og hvilken vej data flyder. Det behøver ikke være pænt, bare forståeligt for en ny person.
• En ændringslog. Større ændringer med dato, hvem der gjorde det, og hvorfor. “Skiftede betalingsudbyder for at samle betalingerne ét sted” er nok.
• Leverandøroversigt. Hvad hver leverandør leverer, opsigelsesvarsel og kontaktperson.
• Tilpasninger i temaet. Hvilke dele af temaet er ændret med egen kode, og af hvem. Det afgør, om temaet kan opdateres.

Niveau 3: Når kompleksiteten vokser

• Beslutningslog. Større tekniske beslutninger med baggrund, alternativer og dato for næste vurdering.
• Udviklingsstandarder. Hvor koden ligger, hvordan ændringer testes og udgives, og hvilke miljøer der findes. Det er især vigtigt, når flere udviklere eller bureauer arbejder på samme løsning. God dokumentation gør også teknisk onboarding af udviklere hurtigere.
• Beredskabsplan. Hvad gør I, hvis checkout, betaling eller ordreoverførslen stopper?

Hvem skriver hvad?

Udpeg én person, der ejer dokumentationen og gennemgår den fast, for eksempel hvert kvartal.

Sådan får du bureauet til at dokumentere

• Skriv det ind i aftalen. Dokumentation er en del af leverancen og skal være tilstrækkelig til, at en anden udvikler kan vedligeholde og videreudvikle løsningen.
• Knyt det til betalingen. Lad en del af slutbetalingen afhænge af, at dokumentationen er leveret og godkendt.
• Bed om den løbende. Ikke kun ved projektets afslutning, hvor alle har travlt med det næste.
• Spørg ved valg af bureau. Bed om et eksempel på dokumentation fra et tidligere projekt. Det siger meget om, hvordan de arbejder. Gennemgå også kontrakten for røde flag i bureaukontrakter.

Værktøjer

Brug det enkleste værktøj, teamet faktisk bruger. Et delt dokumentværktøj eller en intern wiki er nok for de fleste. Teknisk dokumentation kan ligge sammen med koden, hvis I har udviklere. Det vigtige er, at det kan søges i, deles med de rette personer, og at der er én ansvarlig.

Adgangskoder hører hjemme i en password manager. Aldrig i regneark, e-mails eller på sedler.

Start i dag

Brug to timer på niveau 1: systemlisten, integrationerne og de tre vigtigste processer. Det er nok til at gøre den næste krise mindre.

Hvis manglende dokumentation allerede har gjort det svært at skifte leverandør, så start med en struktureret overdragelse fra bureauet. Og har du brug for nogen til at holde overblikket over leverandører og teknik, kan du læse om min rolle som ekstern CTO.