Overdragelse fra bureau: Kode, adgang og dokumentation

Samarbejdet med bureauet slutter, og du vil sikre, at du får alt med, før døren lukkes. Kort svar: Lav en liste over kode, adgange, data og dokumentation, start flere uger før slutdatoen, og test selv, at alt virker, før bureauets adgang fjernes. Det er dig, der har mest på spil, så det er også dig, der skal styre processen.

Her er tjeklisten, tidsplanen og hvad du gør, hvis bureauet ikke leverer. Planen for at komme ud af et dårligt bureausamarbejde og finde en ny partner er en opgave for sig.

Hvorfor overdragelser går galt

Når du er på vej ud, er du ikke længere bureauets højeste prioritet. Overdragelsen er tid, de ofte ikke får betalt for, dokumentationen er måske mangelfuld, og konti er oprettet i bureauets navn. Samtidig ved du måske ikke præcis, hvad du har brug for. Derfor skal processen være systematisk.

Tjekliste 1: Kode og filer

• Alle filer i temaet, inklusive tilpasninger, og en liste over, hvad der er ændret.
• Kildekode til specialudviklede apps, scripts og integrationer.
• Adgang til kodearkivet, for eksempel på GitHub, med hele historikken.
• Beskrivelse af, hvordan ændringer testes og udgives.
• Planlagte job og automatiseringer, der kører uden for Shopify.
• E-mailskabeloner, PDF-skabeloner og lignende.
• Designfiler, billeder i originalopløsning og skrifttyper med licenser.

Tjekliste 2: Adgange og konti

Det vigtigste princip: Virksomheden skal eje kontoen, og bureauet skal have adgang til den – ikke omvendt.

• Shopify: Du er ejer af butikken, og bureauets medarbejder- og samarbejdskonti fjernes på slutdatoen.
• Domæne og DNS: Domænet står i virksomhedens navn hos registratoren, og du har login.
• Betalingsudbyder, fragtapp, mailsystem og regnskab: Konti står i virksomhedens navn.
• Google Search Console, Google Analytics, Meta Business og andre annoncekonti.
• Hosting og servere, hvis noget kører uden for Shopify.
• API-nøgler til integrationer. Opret nye, og deaktivér de gamle, når overdragelsen er færdig.

Tjekliste 3: Data

• Eksport af produkter, kunder og ordrer fra Shopify, så du har en kopi.
• Data i systemer, som bureauet driver, for eksempel en database til en specialudviklet app.
• Databehandleraftale: Hvis bureauet har behandlet persondata for dig, skal data slettes eller leveres tilbage ved ophør. Bed om en skriftlig bekræftelse.

Tjekliste 4: Dokumentation

• Oversigt over systemer, og hvordan de hænger sammen.
• Beskrivelse af hver integration: hvad den gør, hvor den kører, og hvad der sker, når den fejler.
• Kendte fejl, omveje og ufærdige opgaver.
• Licenser og abonnementer, som bureauet har købt på dine vegne, og hvem der betaler dem.

Mangler der dokumentation, så aftal et møde, hvor bureauet gennemgår løsningen for dig eller din nye partner, og optag det. Det, du selv skal have dokumenteret fremover, står i dokumentation af webshop.

Rettigheder til koden

Mange tror, at den, der betaler, ejer resultatet. Sådan er udgangspunktet ikke. Efter ophavsretsloven har den, der skaber et værk, ophavsretten, og edb-programmer er omfattet. Det er derfor aftalen, der afgør, hvad du må med koden – om du ejer den, har en brugsret, eller om bureauet må genbruge den. Er aftalen tavs, afhænger dine rettigheder af formålet med opgaven.

Læs aftalen igennem efter ord som ophavsret, licens, ejerskab og overdragelse. Er den uklar, så bed bureauet bekræfte skriftligt, hvilke rettigheder du har, og få en advokat til at vurdere den, hvis der er meget på spil. Næste gang bør det stå i aftalen fra starten. Se bureaukontrakter: 7 vilkår, du bør undersøge.

Tidsplan

Flere uger før slutdatoen

• Gennemgå aftalen, og lav listen over, hvad du skal have.
• Meddel skriftligt, at samarbejdet ophører, og aftal proces og frister.

I overdragelsesperioden

• Overfør konti til virksomheden, og test selv alle logins.
• Modtag kode og dokumentation, og lad din nye partner gennemgå dem.
• Hold et møde om viden, der ikke står skrevet nogen steder.

På slutdatoen

• Fjern bureauets adgange, og udskift API-nøgler.
• Bekræft, at alt er modtaget, og indhent bekræftelse på sletning af persondata.

Efter slutdatoen

• Lad din nye partner gennemgå det modtagne og notere mangler, mens det gamle bureau stadig kan svare på spørgsmål.

Hvis bureauet ikke leverer

1. Skriv en påmindelse med en konkret liste over det, der mangler, en henvisning til aftalen og en frist. Hold tonen saglig.
2. Eskalér internt hos bureauet til projektleder eller ledelse, og forklar, at det blokerer din forretning.
3. Få juridisk hjælp, hvis det stadig ikke sker. En advokat med erfaring i IT-aftaler kan vurdere, hvad du har krav på.

Imens kan du eksportere data fra Shopify-admin, sikre de konti, du selv ejer, og få din nye partner til at vurdere, hvad der kan genskabes. Nogle gange er det hurtigere at bygge en del igen end at vente.

Hvis det, du får overdraget, viser sig at være rodet, så kortlæg rodet efter den tidligere udvikler, før nogen ændrer i løsningen. Har du brug for en uafhængig til at styre overdragelsen, kan du læse om min rolle som ekstern CTO.