Shopify og regnskab: Dinero, e-conomic og Billy

Hver uge bruger nogen i din virksomhed tid på at taste ordrer, refusioner og udbetalinger fra Shopify ind i regnskabsprogrammet. Det er kedeligt, det giver fejl, og det skalerer ikke. En integration kan tage det meste af arbejdet, men kun hvis den er sat op efter, hvordan din bogholder vil have tallene.

Denne side dækker de tre programmer, jeg oftest møder hos danske Shopify-butikker: Dinero, e-conomic og Billy.

Integrationen går gennem tredjepartsapps

Det første, mange bliver overrasket over, er at integrationen typisk ikke kommer fra regnskabsprogrammet selv:

• Dinero skriver på sin Shopify-side, at integrationen kræver en af deres partnere, som kan koste penge.
• Billy henviser til integrationer udviklet af partnere.
• e-conomic: Appen “Visma e-conomic Integration” i Shopify App Store er udgivet af Cloudify ApS, og der findes flere andre apps fra tredjepartsudviklere.

De apps kan koste et abonnement oveni dit regnskabsprogram.

Bemærk navnet “Visma e-conomic Integration”: appen er udgivet af Cloudify ApS, ikke af Visma. Det er ikke et problem i sig selv, men det betyder, at support og videreudvikling ligger hos Cloudify.

Hvad integrationerne lover

Ifølge app-beskrivelserne i Shopify App Store:

• Flett: Dinero-integration synkroniserer ordrer og kunder dagligt, overfører Shopify Payments-udbetalinger og håndterer hel og delvis refusion.
• Visma e-conomic Integration fra Cloudify synkroniserer ordrer, refusioner, produkter og kunder, som fakturaer pr. ordre eller som daglige salgskladder, og omfatter betalinger, gebyrer, udbetalinger og POS-ordrer.
• E-conomic link fra CarryTheOne importerer salg og POS-ordrer som fakturaer, refusioner som kreditnotaer samt kunder, produkter, betalinger og betalingsgebyrer.
• Pairy understøtter Billy, Dinero og e-conomic og overfører ordrer med produkt-, kunde- og betalingsoplysninger samt Shopify Payments-udbetalinger inklusive gebyrer.

Det er udgivernes egne beskrivelser. Jeg anbefaler at teste med dine egne ordrer, før du stoler på dem.

Det skal du afklare med din bogholder først

Valget af app er det mindste problem. Det vigtigste er, at du og din bogholder er enige om, hvordan salget skal se ud i regnskabet.

Faktura pr. ordre eller daglig opsamling?

En faktura pr. ordre giver fuld sporbarhed, men mange bilag. En daglig opsamling giver færre posteringer, men det er sværere at finde en enkelt ordre. Spørg din bogholder, hvad de foretrækker.

Hvordan bogføres udbetalingen?

Shopify Payments udbetaler salget fratrukket blandt andet gebyrer og refusioner. Hvis du bogfører salget brutto, skal gebyrerne og udbetalingen afstemmes mod banken. Det er her, de fleste manuelle fejl opstår, og her en god integration sparer mest tid.

Bruger du en ekstern gateway som QuickPay eller PensoPay, kommer pengene en anden vej end Shopify Payments. Så skal integrationen kunne håndtere begge, eller også skal den ene del afstemmes manuelt. Se mere i min guide til betalingsløsninger.

Refusioner, rabatter og gavekort

Test, hvordan appen håndterer delvis refusion, rabatkoder, fragt og gavekort. Gavekort kan skulle bogføres anderledes end almindeligt salg, så få bogholderen til at bekræfte, hvordan salg og indløsning skal håndteres hos dig.

Moms og markeder

Sælger du til andre lande, skal momsen bogføres korrekt pr. land og ordretype. Lad din bogholder eller revisor godkende, hvordan integrationen mapper momskoder og konti, før du sætter den i drift.

Butikssalg

Har du en fysisk butik med Shopify POS, skal butikssalget også i regnskabet. Ikke alle integrationer beskriver POS-ordrer, så tjek det, hvis det er relevant for dig.

Test før du slår integrationen til

Aftal også en startdato, så ordrer fra før integrationen ikke bliver bogført to gange eller glemt.

Hvornår er regnskabsprogrammet ikke nok?

Når du begynder at styre lager, indkøb og flere salgskanaler, kan behovet vokse ud over et regnskabsprogram. Så er det et ERP-system og en bredere webshopintegration, du skal overveje. Det er et større projekt, og det skal ikke startes, fordi bogføringen er besværlig. En god regnskabsintegration kan sagtens række langt.

Hjælp til integrationen

Jeg hjælper med at vælge integration ud fra din ordreflow og din bogholders krav, og med at teste den, før den sættes i drift. Jeg sælger ingen af apps’ene, så anbefalingen tager udgangspunkt i din drift.

Kontakt mig med dit regnskabsprogram, dine betalingsløsninger og dine ordretyper. Skal flere systemer spille sammen, kan jeg også hjælpe som ekstern CTO.