Ekstern CTO - Sådan får du mest ud af din tekniske rådgiver

Du har fået en teknisk rådgiver. Måske en ekstern CTO, måske en deltids-CTO, måske en teknisk konsulent.

Nu kommer det vigtige spørgsmål om hvordan du får mest muligt ud af samarbejdet. For sandheden er at mange virksomheder spilder en stor del af deres rådgivningsbudget. Ikke fordi rådgiveren er dårlig men fordi samarbejdet ikke er struktureret rigtigt.

Jeg har set det mange gange med møder uden klar agenda, spørgsmål der kræver research fremfor svar, manglende opfølgning på anbefalinger og til sidst en følelse af at rådgivningen ikke leverer værdi. Her er hvordan du undgår de fælder og får reel værdi af din tekniske sparring.

Forbered dig til møder

Den mest effektive ændring du kan lave er bedre møderforberedelse. Det lyder banalt men det er sjældent jeg oplever det i praksis. Før hvert møde skal du vide præcis hvad du vil have ud af det. Ikke vi skal snakke om webshoppen men jeg skal have afklaret hvilken betalingsløsning der passer bedst til vores internationale ekspansion.

En god agenda indeholder 2-3 konkrete emner du vil dække, det specifikke spørgsmål eller beslutning for hvert emne og prioritering så du ved hvad der er vigtigst hvis tiden løber. Send agendaen til din rådgiver mindst 24 timer før mødet så de kan forberede sig og komme med mere kvalificerede svar.

Din rådgiver kender ikke din hverdag og jo mere kontekst du giver jo bedre rådgivning får du. Hvis du vil diskutere performance-problemer så hav data klar med hvornår I oplever problemer, hvilke sider der er langsomme, hvad Google Analytics siger om brugeradfærd og om I har lavet ændringer for nylig. Hvis du vil have vurderet et tilbud fra et bureau så send det på forhånd med dine egne overvejelser. For hver times mødetid bør du bruge 15-30 minutter på forberedelse.

Nogle samtaler kræver at flere deltager. Hvis du diskuterer en integration til jeres lagersystem bør den ansvarlige for lageret være med. Hvis du vurderer en marketingplatform bør din marketingansvarlige deltage. Undgå dog at invitere folk for en sikkerheds skyld fordi jo flere deltagere jo sværere er det at holde fokus og træffe beslutninger.

De spørgsmål du bør stille

Niveauet af dine spørgsmål bestemmer niveauet af svarene. Strategiske spørgsmål handler om retning og prioritering som hvis du var i min situation hvad ville du prioritere først, hvad er den største risiko ved denne beslutning, hvad har du set virke godt for lignende virksomheder, hvad ville du undgå at gøre og hvad ville du gerne have vidst tidligere hvis du var mig.

Vurderende spørgsmål hjælper dig med at evaluere konkrete løsninger som er denne pris fair for det vi får, hvilke alternativer bør vi overveje, hvad er de skjulte omkostninger ved denne løsning, hvordan skalerer denne løsning når vi vokser og hvilke spørgsmål bør jeg stille leverandøren.

Afklarende spørgsmål sikrer at du faktisk forstår rådgivningen som kan du give mig et konkret eksempel, hvad ville det koste i tid og penge at implementere, hvad er det værste der kan ske hvis vi vælger forkert og hvordan ville du forklare dette til min bestyrelse eller partner.

Nogle spørgsmål spilder din tid. For brede spørgsmål som hvad synes du om vores webshop har ingen klar retning. Spørgsmål du selv kan google som hvad er Shopifys priser bruger tiden forkert og du bør i stedet bruge tiden på fortolkning ikke fakta. Hypotetiske spørgsmål uden kontekst som hvad hvis vi en dag ville sælge i USA er kun relevante hvis det er en reel plan.

Hvad du skal have klar

Din rådgiver kan kun hjælpe dig så godt som den information de får. Sørg for at din rådgiver har de adgange de behøver med admin eller staff med relevante rettigheder til webshop backend, læseadgang til Google Analytics og Google Search Console, læseadgang eller overblik over setup hos hostingudbyder og læseadgang til koderepository hvis relevant. Opret dedikerede brugerkonti til din rådgiver så du kan se hvad de har adgang til og trække adgangen tilbage når samarbejdet slutter.

Jo mere kontekst jo bedre med omsætningstal nuværende og historisk, trafiktal med besøgende og konverteringsrater og bouncerates, nuværende tech stack med alle systemer og integrationer, eksisterende kontrakter med bureauer og leverandører og hostingudbydere og tidligere beslutninger med hvad der er prøvet før og hvorfor det ikke virkede.

Din rådgiver skal forstå hvor du vil hen med hvad jeres mål er for de næste 12 måneder, hvilke markeder I vil ind på, hvad jeres vækstambitioner er og hvilke begrænsninger I arbejder under som budget og tid og ressourcer. Denne kontekst sikrer at anbefalingerne passer til jeres virkelighed.

Prioritér din rådgivers tid

Din rådgivers tid er en knap ressource så brug den på det der skaber størst værdi. Som tommelfingerregel bør du involvere din rådgiver i beslutninger der koster over 50.000 kr, er svære at lave om, påvirker flere dele af forretningen eller kræver specialviden du ikke har. Mindre beslutninger som valg mellem to lignende apps til 200 kr om måneden kan du træffe selv.

De fleste bruger deres rådgiver reaktivt med vi har et problem og hjælp os. Bedre virksomheder bruger rådgiveren proaktivt med vi overvejer denne mulighed og hvad tænker du. Proaktiv rådgivning fanger problemer før de opstår og identificerer muligheder før konkurrenterne.

I stedet for at ringe hver gang noget dukker op så saml spørgsmål og tag dem på jeres faste møder. Lav en delt note i Notion eller Google Doc eller lignende hvor du løbende skriver spørgsmål ned og gennemgå dem før mødet og prioritér de vigtigste. Undtagelse er akutte problemer der kræver øjeblikkelig handling som du selvfølgelig skal eskalere med det samme.

Det lyder oplagt men mange virksomheder betaler for rådgivning de aldrig følger. Efter hvert møde bør du have klare handlingspunkter med ansvarlig og deadline, en plan for implementering og et tidspunkt for opfølgning. Hvis du konsekvent ikke implementerer anbefalinger bør du overveje om du har brug for en anden type hjælp.

Red flags i rådgivning

Ikke al rådgivning er god rådgivning. En god rådgiver udfordrer dig og siger det er en dårlig idé fordi eller har du overvejet alternativet. Hvis din rådgiver bare nikker til alt hvad du foreslår får du ikke værdi for pengene og du har brug for en sparringspartner ikke en ja-siger.

I bør skifte til platform X er ikke rådgivning men en ordre. God rådgivning forklarer baggrunden med hvad problemet er med den nuværende løsning, hvorfor alternativet er bedre, hvad ulemperne er ved ændringen og hvad konsekvenserne er af at blive.

Vær opmærksom på om din rådgiver tjener penge på at anbefale bestemte løsninger. Spørg direkte om de får provision eller returkommission eller andre fordele ved at anbefale denne løsning. En god rådgiver er transparent om eventuelle relationer til leverandører.

Rådgivning stopper ikke ved anbefalingen og din rådgiver bør følge op på om implementeringen lykkedes og justere kursen hvis nødvendigt. Hvis du aldrig hører fra din rådgiver mellem møder og de ikke spørger til tidligere anbefalinger mangler der kontinuitet i samarbejdet.

Rådgivningen skal matche dit niveau. Hvis din rådgiver taler i tekniske termer du ikke forstår bør de forklare bedre. Hvis de omvendt er så overfladiske at du ikke lærer noget nyt er niveauet forkert. God rådgivning oversætter kompleksitet til forståelige beslutninger. Læs mere om hvordan du bygger bro mellem teknik og forretning.

Sådan måler du værdien

Er rådgivningen pengene værd? Det spørgsmål bør du kunne svare på. Nogle resultater kan måles direkte som sparede timer for eksempel 10 timer om måneden på manuel ordrehåndtering, undgåede omkostninger ved at fravælge et 200.000 kr projekt der ikke ville virke, øget omsætning med 15% højere konverteringsrate efter optimering, reduceret risiko ved at opdage sikkerhedshul inden data breach og hurtigere projekter med 3 uger hurtigere levering på grund af bedre specifikationer.

Andre resultater er sværere at måle men lige så vigtige med bedre beslutninger hvor du føler dig mere sikker i tekniske valg, mindre stress hvor du er holdt op med at bekymre dig om tekniske problemer, bedre leverandørrelationer hvor du får mere ud af dine bureauer og strategisk klarhed hvor du ved hvilken retning teknologien skal bevæge sig.

En simpel ROI-beregning deler værdi skabt minus omkostning til rådgivning med omkostning til rådgivning. Hvis rådgivning koster 25.000 kr om måneden svarende til 300.000 kr om året og du sparede 10 timer om måneden gange 500 kr i timen svarende til 60.000 kr om året plus undgik fejlkøb af system til 150.000 kr plus fik hurtigere projektlevering til 50.000 kr giver det en total værdi på 260.000 kr. I dette eksempel dækker den målbare værdi næsten hele omkostningen det første år og den reelle værdi er ofte højere fordi strategisk klarhed og bedre beslutninger er svære at måle præcist og værdien vokser over tid.

Sæt tid af hver 3. måned til at evaluere samarbejdet med hvad I har opnået de sidste 3 måneder, hvilke anbefalinger I har implementeret, hvad den målbare værdi er og hvad der kunne fungere bedre. Vær ærlig over for dig selv og din rådgiver og hvis samarbejdet ikke skaber værdi skal I enten ændre noget eller stoppe.

Opsummering

En teknisk rådgiver er en investering ikke en udgift men ligesom enhver investering afhænger afkastet af hvordan du bruger den.

De virksomheder der får mest ud af teknisk rådgivning forbereder sig grundigt til møder, stiller de rigtige spørgsmål og implementerer anbefalingerne.

Hvis du mangler en teknisk sparringspartner læs mere om hvordan jeg arbejder som ekstern CTO. Eller start med at identificere de tegn på at du har brug for teknisk rådgivning i din egen forretning.